Samtaleguide om strategisk bruk av anskaffelser

I en virksomhet er det mange ulike personer, med ulike roller, motivasjoner og mål. For å lykkes med utvikling av anskaffelsesfunksjonen, er det viktig å forstå hverandre. Et enkelt og godt grep du kan gjøre, er å sette av tid til å snakke med de mest sentrale personene i virksomheten din. Denne samtaleguiden gir deg et forslag til hvordan du kan gjennomføre samtalene.

Finn ut av hva ledelsen opptatt av

De som sitter i ledelsen, er ofte de med den største påvirkningskraften, og de er derfor de viktigste å ha med seg på laget. Du kan for eksempel starte med å invitere inn ledere fra avdelinger som har størst innkjøpsvolum. Ofte er også økonomisjefen og IT-sjefen viktige å snakke med.

Hovedmålet med samtalene er å forstå utgangspunktet til den du snakker med, hva de er opptatt av, og hvilke tanker og forventninger de har til anskaffelser.

Innled samtalen

Det er viktig å være tydelig på hva som er hensikten med å møtes – som i hovedsak er at du vil lære mer om hvordan anskaffelser kan bli mer relevant for virksomheten. Det kan være fint legge opp til et møte som er uformelt i stilen, slik at du legger til rette for en ærlig og vennlig samtale.

Her er et eksempel på hvordan du kan innlede samtalen:

• Jeg er nysgjerrig på hvordan innkjøpsenheten kan jobbe bedre. Jeg vil gjerne snakke med deg for å vite litt mer om dine forventninger, og behov knyttet til dine oppgaver og mål.

Still gjerne disse spørsmålene innledningsvis:

• Kan du fortelle meg hva du er mest opptatt av for tiden? (Det trenger ikke ha med anskaffelser å gjøre.)
• Hva er de viktigste diskusjonene i de møtene og foraene du er i nå?
• Hva tenker du at er dine viktigste oppgaver akkurat nå?

Bruk tiden til å stille spørsmål og lytte

Det viktige med disse samtalene er at de du snakker med, får snakke fritt, og at du tar rollen som lytter. Det kan være fristende å bruke tid på å fortelle om anskaffelser, eller oppklare ting underveis – spesielt hvis du er uenig i noe som blir sagt. Forsøk likevel å la den du snakker med, snakke ut, og bruk heller en annen anledning til å ta diskusjoner. Hensikten med samtalen er å forstå, ikke forklare.

Underveis må du gjøre vurderinger av hvilke områder det er interessant å følge opp, basert på hva samtalepartnerne dine er opptatt av. Still gjerne oppfølgingsspørsmål:

• Du nevnte område x, kan du fortelle mer om hvorfor område x er viktig?

Her er eksempler på spesifikke andre spørsmål du kan stille underveis i samtalen:

• Hvilken rolle spiller anskaffelser for deg?
• Hvilke forventninger har du til meg og min rolle?
• Hva tenker du at jeg bør prioritere å jobbe med?
• Ser du forbedringspunkter for anskaffelsesfunksjonen?

Sett av tid til debrief etter samtalen

Ta gjerne litt notater underveis, og sett av tid til å skrive ned tanker og idéer du får, etter samtalen. Hva tar du med deg videre?